Vous avez besoin de plus de place dans votre entreprise ? Vos locaux ne sont plus adaptés à l’évolution de votre activité ? Votre entreprise a besoin de faire peau neuve, dans des bureaux mieux adaptés et plus agréables ? Vous vous interrogez sur les nouveaux modes de travail ? Vous souhaitez intégrer une politique Qualité de Vie au Travail ?

Bref, vous êtes décidés à déménager, ou à réaménager votre lieu actuel peut-être. Mais dans les deux cas, comment trouver ce qui est le plus adapté ?

Déménager, une formalité ?

Vous avez certainement pensé au budget de votre nouveau lieu. Quelle surface va être nécessaire, quel prix du m2 selon l’emplacement convoité…

Vous avez sans doute commencé à faire vos recherches, et défini plus ou moins vos besoins,  dans les grandes lignes. A ce stade, tous les choix sont encore possibles, (pratiquement) tout est entre vos mains. Quels sont les bons critères pour choisir ?

 

Une nouvelle implantation, de multiples enjeux !

Un déménagement, ce n’est pas juste transposer votre activité d’un point A à un point B.

 

A partir du moment  où  votre  projet  concerne  un  lieu  de  travail,  le  déménagement  n’est  pas  neutre. Le nouveau lieu de travail de vos équipes va transformer, de près ou de loin, leur façon de travailler

L’espace de travail a un impact notable  sur  la  qualité  de  vie  au  travail  de  vos  équipes.  Pas  seulement en pensant à des espaces conviviaux, ou jolis, confortables. Mais surtout parce que la disposition du lieu de travail, et ses caractéristiques, déterminent fortement la façon dont le travail de vos salariés va se passer, et in fine… la performance globale de votre entreprise !

Votre organisation doit donner  des occasions d’échanger de façon formelle ou informelle entre chaque service, ce qui motivera l’engagement des salariés :

Donc selon que votre nouvel espace favorise, ou non, les processus de travail, votre performance globale s’améliorera ou se dégradera… Un lieu de travail bien réalisé, adapté, est un levier de croissance formidable pour votre entreprise.

Le changement, une période sensible

Mais ce n’est pas si simple de bien concevoir ce nouveau lieu de travail !

Avant toute chose, le principal est de bien connaître vos besoins. C’est-à-dire, en réalité, les besoins de vos équipes.

Vous avez sûrement entendu parler de résistance au changement… mais en fait,  le  travail occupe une place si importante dans la vie des salariés que le changement, lui-même, est une source de stress, surtout s’il est insuffisamment anticipé. Selon une étude de la DARES de 2017, le risque de dépression augmente de 63% lorsque les salariés vivent des changements imprévisibles. Or, dans le panel de l’étude, 48% des salariés se sentiraient mal informés sur le changement dans leur travail.

La bonne nouvelle, par contre, c’est qu’il est tout à fait possible que ce changement se passe bien, et même, qu’il favorise la performance de votre entreprise, et la santé de vos collaborateurs.

Justement, en les impliquant ! Avec un double intérêt :

  • pour les salariés, pouvoir être écouté diminue le risque de dépression de 32% (étude DARES)
  • pour vous, celui de pouvoir connaître leurs besoins précis, donc, de faire les bons choix, ce qui vous rapprochera de la meilleure performance et vous permettra d’offrir une vraie qualité de vie au travail à vos équipes.

 

Choisir vos nouveaux locaux

Votre lieu de travail doit être le reflet de votre organisation. Une démarche est à mettre en place avant de le chercher.

Piloter le projet

Votre positionnement en tant que pilote du projet doit vous amener à exprimer clairement vos besoins, auprès des différents interlocuteurs qui vont concevoir votre lieu, puis continuer à les porter tout au long du projet.

Un projet est toujours un parcours rempli d’aléas, le challenge est de définir un cahier des charges qui puisse répondre aux 5 enjeux majeurs : Organisationnel, Fonctionnel, ergonomie, image et économique.

Cette phase initiale de construction des besoins est donc essentielle dans la réussite de votre projet. Etre accompagné est une garantie de réussite et de facilitation.

Définir vos besoins

Pour ne pas être seul dans cette tâche complexe, Perspective Ergo et AWEN vous proposent de réunir leurs expertises croisées d’ergonome et de space planner pour vous aider à construire votre cahier des charges initial fonctionnel, et pas uniquement technique.

Nos questionnements, basés sur nos  expériences  respectives,  vous  aideront  à  aller  plus  loin  dans la définition de votre projet, de vos enjeux, de vos objectifs, pour pouvoir formaliser un document clair, concret, précis pour partir à la recherche de vos bureaux idéaux.

Ce cahier des charges vous permettra de gagner beaucoup de temps dans votre recherche et    de rester maître à bord de votre projet !

Le cahier des charges consigne :

  • vos besoins en superficie
  • les infrastructures requises
  • les besoins généraux en termes de sécurité, d’accès, d’accessibilité
  • les espaces fonctionnels requis, en lien avec le travail
  • les grands besoins auxquels le lieu  doit  répondre  :  convivialité,  confidentialité,  ou  au contraire ouverture, etc…
  • le planning envisagé
  • votre budget…

Allez y ! trouvez vos locaux

Votre cahier des charges en poche, vous pouvez maintenant réaliser votre étude de faisabilité, tant du point de vue financier, technique, que fonctionnel : du point de vue du travail de vos équipes, le lieu que vous envisagez est-il approprié ?

Le cahier des charges doit vous permettre de comparer, faire le « benchmark » des différents lieux qui peuvent vous être proposés, grâce à des critères clairs et objectifs. Votre projet  démarre alors avec les meilleures chances de réussite.

Nous pouvons aussi vous  accompagner  dans le projet : réaliser ce benchmarking ensemble,  puis vous guider dans les prochaines étapes du projet, pour qu’il reste fidèle aux besoins qui ont été exprimés.